TREUHANDSERVICE

Abonnementbetreuung

Unter Abonnementbetreuung verstehen wir alle Leistungen von der Kundenaufnahme über die professionelle Kundenbetreuung in allen Fragen rund um das Abonnement bis zur monatlichen kaufmännischen Abrechnung aller relevanten Kundenleistungen und deren statistische Darstellung.

Abonnement-Einweisung

Nach Vorsortierung, visueller Kontrolle und Zählung aller Aufträge werden elektronische Lieferscheine erstellt, die Aufträge werden gescannt und als verknüpfte elektronische Dokumente per Datentransfer der Einweisung überstellt. Nach Doppelerfassung schließen sich individuelle Prüfroutinen zur Plausibilität und Kundenbonität sowie nach Eingabeparametern wie Postleitzahlen, Straßenverzeichnis, Bankleitzahlen und Kontonummern an. Nach der Einweisung erhält der Auftraggeber ein Eingangsprotokoll als Vollständigkeitsnachweis zurück.

Für jeden Kunden wird ein individuelles Kundenkonto angelegt, über welches auch mehrere Abonnements gepflegt werden können. Das Debitorensystem ist in sich geschlossen und erlaubt komfortable Prüfungen und Buchungen. Fakturrhythmen, Zahlungsweisen (Lastschrift, Rechnung, Kreditkarte) und Mahnwesen werden individuell nach Vorgabe des jeweiligen Auftraggebers eingestellt.

Preissystem

Für die Darstellung der Abonnementpreise können unsere Auftraggeber über ein sehr flexibles System verfügen. Neben Standard-Preisgruppen lässt sich in Kombination mit Zustellpreis-, Versand-, Porto-, und Rabattgruppen jeder Betrag darstellen. Die Standardpreise sind tagesaktuell gepflegt und über ein Anwenderportal jederzeit einsehbar.

KUNDENSERVICE

Telefonischer Kundenservice / Communication Center

Dem Kundenservice-Callcenter steht eine hochmoderne ACD-Telefonanlage von Alcatel zur mit Überlauffunktion und Echtzeitsteuerung zur Verfügung. Dadurch wird eine nahezu optimale Gesprächsannahme auch zu Spitzenzeiten erreicht. Zeitraum-, titel- oder aktionsbezogen können eigene Rufnummernkreise zugeschaltet werden. Bereits bei der Gesprächsannahme wissen unsere Kundenbetreuer, auf welche Aktion sich eingehende Anrufe beziehen.

Den objekt- und zielgruppenspezifischen Anforderungen tragen wir durch geschulte und fachkundige Mitarbeiter im Kundenservice Rechnung. Für jede Aktion werden die zuständigen Kundenbetreuer in die speziellen Belange der Aktion eingearbeitet. So haben unsere Auftraggeber für ihre Aktionen „eigene“ Mitarbeiter, die ihre Kunden rundum betreuen.

Schriftlicher Kundenservice / Dokumentenarchivierung

Nicht nur die eingehenden Aufträge, sondern auch die vollständige Kundenkorrespondenz, wie Briefe, Faxe, E-Mails oder Web-Anfragen, werden gescannt und archiviert. So steht unseren Kundenberatern nach Zuordnung zum Kundenkonto die gesamte Kundenkorrespondenz online zur Verfügung.

Workflow

Die eingehende Kundenpost wird tagesnah, teils online, verarbeitet. Nach der Vorsortierung in Bearbeitungsgruppen, wie Widerrufe, Anschriftenänderungen, Bankdatenkorrekturen, Kündigungen etc., stehen die Dokumente den Kundenbetreuern online für die prozessorientierte Vorgangsverarbeitung zur Verfügung.

Kundenorientierung

Neu aufzunehmende Kunden erhalten eine eindeutige Abonnement- und Identnummer. Sollte dieser Kunde ein zweites oder drittes Abonnement wünschen bzw. bereits besitzen, so erhält er zwar eine neue Abonnementnummer, ist aber unter der Identnummer mit mehreren Abonnements sofort für den Kundentreuer sichtbar.

ABRECHNUNG

Renditeabrechnung und Statistiken

Der Auftraggeber erhält monatlich gesonderte Renditeabrechnungen. Jede Abrechnung wird nach den Komponenten Treuhand und Verwaltung unterteilt. In den Bereich Treuhand fallen etwa Zahlungseingänge, Heftaufwendungen, WKZ-Gutschriften und -Rückbelastungen. Unter Verwaltung werden Kosten für den Schriftverkehr innerhalb der PVZ (Formulare), Einweisungs- und Verwaltungsgebühren, Post- und Bankgebühren etc. aufgeführt. Zusätzlich erhalten die Auftraggeber Bestands- und Veränderungsstatistiken.

WEITERE SERVICELEISTUNGEN

Versandmeldungen BMD und Verlage

Versandsteuerungen für BMD und Verlage erfolgt titelbezogenen entsprechend der Terminrastervorgaben (Meldeschluss, EVT) fast ausschließlich per FTP. So gelingt es im Interesse der Abonnenten die Zeiten zwischen Bestellung, Bestätigung und Lieferung zu optimieren. Die Versanddaten können jedoch auch auf Cheshire- bzw. Selbstklebeetiketten erstellt werden. Weiterhin werden für den Verlagsversand im Hinblick auf Portooptimierung alle notwendigen Versandunterlagen gebündelt dem Versender / der Deutschen Post zur Verfügung gestellt. Gleiches gilt für den Auslandsversand. Eine objektbezogene Rechnungsbeilage, Einzelheft-, Probe-, und Nachversand sind ebenfalls möglich.

IVW-Meldungen

Die Erstellung vollständiger titelbezogener Unterlagen für BMD und Verlage erfolgt entsprechend der IVW-Richtlinien.

Mahnsystem

Neben dem Standard-Mahnsystem steht unseren Auftraggebern eine Auswahl von Ersatzrechnung, Zahlungserinnerung und Mahnung über Rechtsanwalt- und Inkassoschreiben bis hin zum telefonischen Inkasso zur Verfügung. Aus Gründen der Vergleichbarkeit arbeiten wir als Treuhänder mit mehreren Anwälten und Inkasso-Unternehmen zusammen. Aktionsbezogen ist auch ein individuelles Mahnwesen steuerbar. Ein optionales nachvertragliches Inkasso kann auf Wunsch ebenfalls eingerichtet werden.

Lastschriftstornoverarbeitung

Die Verarbeitung nicht korrekter bzw. widerrufener Bankabbuchungen erfolgt automatisiert. Unsere Prüfmodule erlauben es bereits im Vorfeld der Einweisung fehlerhafte Bank- und Kontonummern zu festzustellen. Durch den Einsatz der Dokumentenarchivierung können wir digitalisierte Lastschriftstornobelege mit Kundenhistorie und dem archivierten Kundenauftrag darstellen; ebenso verhält es sich bei Gutschriften.

Sprungverarbeitung

Die Sprungverarbeitung erfolgt nach standardisierten Sprunggründen, z.B. Nichtzahlung innerhalb der branchenüblichen Sprunghaftungszeit, und wird systemseitig ausgelöst. Als Nachweis erhält der Auftraggeber einen digitalisierten Sprungbeleg bzw. Gutschriftenbeleg mit der vollständigen Kundenhistorie.

ZUSAMMENFASSUNG

Verlagsunabhängiger Dienstleister für BMD und Verlage (mehr als 340 Titel)

Kundenkorrespondenz inklusive Dokumentenarchivierung

Telefonische Kundenbetreuung montags bis freitags durchgängig von 7-18 Uhr

Automatisierte und digitalisierte Sprung- und Lastschriftstornoverarbeitung

Automatisierter Verlagsversand (alle Netze / ELN und SLN)

Flexibler Prämien- und Zugabenversand